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学院办公室工作人员岗位职责
作者: 来源: 时间:2009-03-04 03:11:18 点击量:2292

一、办公室主任(詹建平)

(一)负责办公室全面工作,组织办公室完成学院领导交给的各项工作任务,包括负责公文处理、文字档案、机要保密、信访接待、会议会务、信息网络、人事工资、车辆管理等工作。

(二)负责学院内外的联系与综合协调工作,保证学院行政工作的正常运转;检查、督办各处室对上级和学院领导指示、学院决议的贯彻执行情况和意见;组织学院大型会议和活动的会务工作。

(三)组织并参与重大问题的调查研究。

(四)组织本处室学习,做好思想政治工作。

(五)组织学院党组中心组学习活动。

(六)完成学院领导交办的其他事项。

二、办公室副主任(赵蕙兰)

(一)协助办公室主任分管文字材料、信息网络、行政接待等工作。

(二)组织起草学院重要会议材料、学院年鉴、年度工作思路;负责学院公文和规章制度的审核,起草、修订学院和办公室有关规章制度。

(三)参与学院组织的调查研究工作,起草有关调研报告;承担学院重点科研课题的部分工作。

(四)组织做好重点工作、重大活动的宣传报道;组织学院网络建设和日常管理,检查网站相关栏目的信息采集、发布等工作。

(五)配合教务处承担部分班次的班主任工作。

(六)完成学院领导交办的其他事项。

三、信息化管理(杨朔江)

(一)负责学院网络设备管理,包括学院网站设备、校园网络、电视、电脑、电话、音响及其它弱电设备的管理。

(二)负责学院内外网站的日常技术维护和学院教学智能化控制室、机房、文印室设备的日常维护;联系维护公司。

(三)负责学院重要教学活动电教设备的维护和管理。

(四)负责信息化在教学、科研工作中的技术应用及推广。

(五)协助总务处采购与职责相关的设备、耗材。

 (六)完成办公室主任交办的其他事项。

四、文字秘书(徐晨怡)

(一)起草学院工作总结、有关会议材料、领导讲话和办公室综合性文件、工作总结等。

二)围绕学院中心工作、重大活动,收集、整理、汇总、报送有关信息;做好学院网络部分栏目信息的采集、编辑、更新工作;适时编辑《浙江社院通讯》、《情况反映》。

(三)承担院长办公会议等重要会议的记录;整理有关会议纪要;编写学院大事记、学院每周工作安排表。

(四)做好学院相关会议的准备工作,制作、摆放台签和会议材料;做好有关会议、重点班次的拍摄、电子图片资料的存档工作。负责学院对外发文的印制、装订工作

(五)负责办公室内勤工作。

(六)完成办公室主任交办的其他事项。

五、机要秘书(张慧芬)

(一)做好机要档案室、收发室的工作。

(二)做好学院公文收发、登记、分办、传阅、借阅和督办。

(三)做好全院性档案的管理和保密工作;收集、整理、鉴定、销毁、立卷归档各类文件资料。

(四)管理并使用学院和学院办公室印章,负责学院内各处室印章的发放;出具对外行政介绍信、证明;负责学院有关证照的年检、年审,管理学院相关合同、证件,保管学院礼品。

(五)负责学院领导办公室的内勤工作。

(六)完成办公室主任交办的其他事项。

六、行政秘书(韶华)

(一)负责办理教研人员招聘、复转军人接收、招工录用及学院人事调配等工作;办理学院公务员的晋升和备案手续;做好教研人员专业技术职务的申报、评审工作。

(二)负责全院教职工工资、奖金、福利、补贴等的审定、调整工作;负责办理学院教职工的考核、鉴定和奖惩工作;负责安排寒暑假和节假日值班工作,汇总各处室教职工请销假事宜;做好学院教职工的培训进修工作;负责办理学院组织的出国出境的报批工作。

(三)处理学院内外的群众来信和来访;负责行政接待相关工作,落实安排来宾的返程车票机票预订,结算住宿餐饮费用;负责学院出差人员票务的预定。

(四)承担学院车辆管理工作职责。

(五)负责学院文印室的日常管理,做好纸张、复印数量的登记汇总工作。

(六)完成办公室主任交办的其他事项。

七、车队驾驶员

    (一)驾驶员由学院办公室管理,按照学院用车管理办法规定,驾驶员负责学院车辆的保管、维护和驾驶;驾驶员不得擅自将车交给他人驾驶,其他人员也不得向驾驶员提出驾驶要求;严禁私自用车。

(二)驾驶员凭派车单出车。车队长根据办公室车管干部的派车单,统一调度车辆并汇总每月出车情况。驾驶员接到派车单后,每次必须填写《出车登记表》;驾驶员不得擅自出车,否则发生的一切不良后果,由驾驶员承担责任。

(三)驾驶员必须严格遵守“安全第一,优质服务,文明开车”的宗旨,坚守岗位、服从安排,准时准点、热情服务,注重仪容仪表,提高自身素质。

(四)严格按合同管理,遵纪守法,遵守交通法规,确保行车安全。车队长每月一次定期组织车队驾驶员学习交通法规,加强安全行车教育。

(五)爱护车辆,做到勤检查、勤清整、勤维护,按时做好例行保养,凡发现故障及时报修,经常保持机械性能运转良好;凡影响安全行驶的故障车严禁上路。节约用油和修理费用,想方设法节约开支。

(六)驾驶员完成出车任务后,必须将车辆停放在指定地点,如因乱停放而发生的不良后果,责任由驾驶员承担。

(七)车钥匙和各种证件平时由驾驶员随身保管,驾驶员因特殊情况暂时停止驾驶工作的,车钥匙和各种证件必须交车队长保管。

(八)驾驶员因违章行驶被交警处理的罚款由个人承担;发生交通事故应及时报告车队长和交通警察勘察现场,认定责任后,其经济损失应及时向保险公司索赔。

(九)驾驶员由车队长安排,负责学院报刊、信件、文件的收发、寄送等工作,并协助办公室印制、装订批量资料、文件等事宜。



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